Checklist for new employers
You are a hero!
When a company becomes an employer for the first time, many people should applaud. Thanks to you and the compensation you pay to your staff, tax revenue is created that goes to healthcare, education, social care and defense.
The reality is, however, that many small businesses hesitate to hire their first employee. The responsibility often feels daunting. The risk of making mistakes as a manager and employer in the sense of labor law also feels quite daunting.
However, it is very difficult to become a successful company without hiring staff. Think about it yourself, do you know of any company that does not have employees and has succeeded really well? Having personnel responsibility and becoming an employer does not have to be terrible, but on the contrary, it can be relieving and beneficial. However, it is important that you have an experienced friend by your side who can teach you the basics so that you can quickly get started and who will then be by your side if things get bumpy along the way. Read more about our security package for employers here.
Fill out a job description
Genom befattningsbeskrivningen konkretiserar du för dig själv vad det är du är i behov av. Många felrekryteringar förhindras genom en bra befattningsbeskrivning. Det behöver inte vara komplicerat. Dokumentet bör innehålla vilka arbetsuppgifter som ingår i tjänsten samt vilket ansvar som kommer med det. Dokumentet ska även innehålla vilka kvalifikationer och färdigheter som krävs för tjänsten.
Search for workers and write a job advertisement
Använd alla medel som står till buds att få budskapet om att du har en ledig tjänst. Linkedin, arbetsförmedlingen, rekryteringsfirma etc. Kanske du rent av känner någon som du tror skulle passa?
Register as an employer with the Swedish Tax Agency
Du kan göra det snabbt på Verksamts hemsida.
Decide whether you will handle payroll yourself or whether you will hire an accounting firm.
Rådet är att låta en redovisningsbyrå sköta din lönehantering. Om du gör det själv se till att du har en IT-tjänst som du använder för att räkna ut skatter och upprättar lönespecifikationer. Arbetsgivare deklarerar lön varje månad till Skatteverket.
Hold job interviews
Anställningsintervjun är din chans att undersöka om kandidaten är rätt för tjänsten men också för dig att visa upp hur fantastisk du är som arbetsgivare. Det finns dock saker du ska känna till. Vissa frågor får du inte ställa. Du får inte ställa frågor som kan leda till diskriminering. Exempelvis frågor kopplad till sexuell läggning, religion, funktionshinder eller etnisk tillhörighet. Här kan du läsa vår guide till vilka frågor du inte bör ställa, och inspiration till bra frågor.
Check references
Visste du att många arbetsgivare inte kontaktar referenser? Det är ett stort misstag. Det går snabbt och är ofta mycket givande samtal. Många felrekryteringar går att förhindra genom bra referenssamtal.
Establish employment contracts
Use a template or form when writing your employment contract. It should be as short and concise as possible. Section 6C of the Employment Protection Act states what information should be included in the contract. Also, don't forget any attachments such as a personal data policy or the latest version of your personnel handbook.
Consider collective bargaining agreements
Kollektivavtal, hängavtal eller inget alls? Ett kollektivavtal är ett avtal mellan arbetsgivarorganisation och fackförbund som rör regler och överenskommelser. Det kan handla om lägsta lön, uppsägning, försäkringar eller vad som ska förhandlas. En del av reglerna i lagen om anställningsskydd är dispositiva och dessa kan parterna komma överens om i ett kollektivavtal. Kollektivavtalet blir arbetsgivare bundna av genom att bli medlem i en arbetsgivarorganisation som tar betalt av dig genom en viss procent av din lönekostnader. Men det går även att bli bunden genom att ingå avtalet direkt med ett fackförbund. Då kallas det hängavtal.
Do employers have to have collective agreements?
Nej, det måste man inte. Tvärtom så råder det avtalsfrihet. Ingen ska behöva tvingas in i ett avtal. Enligt Medlingsinstitutet är 90% av all personal i Sverige dock bundna av kollektivavtal. Så det är i hög grad populärt bland arbetsgivare att teckna dem.
What does it mean to be bound by a collective agreement?
Det finns många kollektivavtal. Det krävs att man faktiskt läser avtalet i sin helhet för att ta reda på detta. När du är bunden av ett kollektivavtal så måste du följa det. Annars är risken att du får betala skadestånd till fackförbundet.
Read our guide on collective agreements här.
Insurances
If you are bound by a collective agreement, there is insurance that you must take out for your employees. For blue-collar workers, FORA administers these, and for white-collar workers, either FORA or Collectum. If you are not bound by a collective agreement, there is no obligation to take out insurance, except in certain specific industries.
Are you planning to become an employer and have any questions? Don't hesitate to get in touch.
Christoffer Lewinowitz
Employer lawyer
With us, the first call is free!
We believe it should be easy as an employer and manager to do the right thing. The distance to ask for help must be short, which is why an initial consultation is always free with us. We will hear from you within 24 hours.
Security agreement for employers...
The subscription includes:
A good complement to the company's legal expenses insurance. Labor disputes are usually an exception in business insurance. For terms and conditions, application and price list, click here.