Reorganization and dismissal due to labor shortage
Leading a company through a major change
Leading a company through change is generally a demanding project, especially when it takes the form of a reorganization resulting in staff redundancies.
The employer's ability to handle labor law, leadership, negotiation, communication skills, business acumen and tactics are put to the test. But there is a recipe for how to do it successfully.
We divide the project into before, during and after.
What is labor shortage?
Termination due to lack of work can be said to be anything that is not personal reasons. For example, closure, outsourcing, cost-cutting programs, etc. Everything that stems from the organization. Terminating a salesperson with reference to poor sales is an example of personal reasons and not lack of work. The fact that the salesperson is not selling well is linked to the salesperson personally and not the organization, although the result may lead to less work.
The three phases
Before the reorganization
This is the most important phase, this is where the employer lays the foundation for the reorganization and who may be dismissed as a result of the change. This is also where the employer draws up the documents that will form the basis for the reorganization and which will then be shown to the union. Namely the reorganization plan, the risk analysis, the priority list and the relocation investigation, the last two documents are drawn up in case the reorganization leads to dismissals.
Reorganization plan
The work begins with what I usually call a reorganization plan. It doesn't have to be complicated.
Av planen ska det framgå:
1. What the organization looks like före the reorganization and
2. What the organization looks like efter the reorganization
Planen kommer skickas till fackförbundet/en tillsammans med kallelsen till förhandling. Om den kan illustrated med ett organisationsschema så kan det vara en fördel.
Risk analysis
In the event of reorganizations, the Swedish Work Environment Authority's regulation on systematic work environment work requires that the employer investigates risks in the event of changes in the business. For example, if the company's financial function is to be outsourced, the risk to the work environment for remaining staff is small, since an external company will handle the finances. Remaining staff will not have more to do.
Order of precedence list
LAS säger att det genom turordning i enlighet med sist in först ut som arbetsgivaren konstaterar vem som kan komma att sägas upp. För varje driftsenhet upprättas en enskild turordning. En driftsenhet är en geografisk egen enhet inom arbetsgivarens verksamhet. Arbetsplatser i bostäder innebär inte enbart för den delen att denne utgör en egen driftsenhet
Avtalsturlista
För den arbetsgivare som är bunden av kollektivavtal kan fack och arbetsgivare komma överens om turlistan och frångå lagens regler.
Undantag
Alla arbetsgivare får undanta tre arbetstagare från turordningslistan som är av särskild betydelse för den fortsatta verksamheten. Det är arbetsgivaren som gör den bedömningen, som allting annat här i världen så är det dock en bra sak om det är en någorlunda rimlig grund som arbetsgivaren har för sin bedömning.
Example of what a sequential list might look like.
|
Name |
Social security number |
Position |
Period of employment |
|---|---|---|---|
|
Ove Andersson |
123456-1234 |
Technician |
7 years and 3 months |
|
Anna Anderson |
123456-1234 |
Technical salesperson |
6 years and 10 months |
|
Anders Persson |
123456-1234 |
Economist |
6 years and 1 month |
|
Peter Nilsson |
123456-1234 |
Economist |
5 years |
|
Lisa Karlsson |
123456-1234 |
Marketer |
4 years 9 months |
|
Per Haraldsson |
123456-1234 |
Receptionist |
4 years and 5 months |
|
Ingvar Larsson |
123456-1234 |
Seller |
4 years and 1 month |
|
Anna Bengtsson |
123456-1234 |
Administrator |
3 years and 5 months |
Notify the employment agency
If there is a risk that five or more employees may be dismissed, the employer is required to notify the employment agency.
- If a maximum of 25 people are affected, you must give at least two months' notice before the first person affected ends their employment.
If 26 - 100 people are affected, you must give at least four months' notice before the first person affected ends their employment.
- If more than 100 people are affected, you must give at least six months' notice before the first person affected ends their employment.
For fixed-term employees:
- If employment is terminated prematurely, you need to give notice at least six weeks before the first person affected ends their employment.
Relocation investigation
Section 7 of the Employment Protection Act requires that dismissal be based on objective reasons. A dismissal is not based on objective reasons if it is reasonable to require the employer to arrange for the employee to work elsewhere. The employer therefore carries out a relocation investigation. The investigation must answer two questions.
- Whether there are any job vacancies and, if so, test the employee's qualifications against the vacant position.
- As well as whether there are vacant positions that the employee, assuming their qualifications and length of employment, can get, hence "last in, first out". In this case, a position held by someone else.
Example:
Look at the order of precedence list above. We say that the company is to close down its finance department. Anders and Peter's jobs will disappear. Then their qualifications will be tested against Ove and Anna's jobs as Technician and Technical Salesperson. If it turns out that they have the qualifications for those positions, they will be offered those positions and if they do not, there are objective reasons for dismissal.
Obtain union membership for those who may be affected
Arbetsgivaren är skyldig att förhandla omorganisationer och kollektiva uppsägningar med en eller flera fackförbund. Dels är arbetsgivaren skyldig att förhandla med det fackförbund som denna är bunden av genom sitt kollektivavtal som denne har genom ett hängavtal eller genom sitt eventuella medlemskap i en arbetsgiv organisation. Ibland är dock personalen medlem i fackförbund som inte arbetsgivaren är bunden av genom kollektivavtal. I sådant fall så är arbetsgivaren skyldig att även förhandla med det fackförbundet i enlighet med 13:e § 1 st i lag om medbestämmande i arbetslivet om omorganisationen kan komma att påverka just dem.
During the reorganization
In phase two, the negotiations begin by the employer calling the unions, carrying out and concluding the negotiations, fulfilling any agreements arising from these negotiations and carrying out any dismissals, and finally the new organization comes into effect. If the work during the first phase has been done well, this second phase will also go well. Sometimes the negotiations can go more or less smoothly, it depends a lot on how experienced the employer's negotiator is. It is not uncommon for one party, for example, to delay the negotiations or claim that things are in some other way than they are, for example, according to current law.
Send a summons to a hearing
Det finns flera skäl till varför arbetsgivarna är tvungen att upprätta en fysisk kallelse där det framgår att fackförbundet kallats till förhandling. Dels är det kultur på arbetsmarknaden att fackförbund och arbetsgivare använder sig av kallelser för att markera att det är en förhandling. Men även i bevissynpunkt är det viktigt att arbetsgivaren använder sig av en fysisk kallelse.
Av kallelsen ska det framgå vilken tid och plats som förhandlingen ska äga rum. Det ska även framgå vad förhandlingen ska handla om, i detta fall ska den handla om omorganisation med tillhörande eventuell uppsägning på grund av arbetsbrist. Anledningen till varför vi skriver "eventuellt" är just på grund av medbestämmandet i arbetslivet som facket har rätt att vara med på. Det innebär inte att facket kan motsäga sig eller på något sätt sätta käppar i hjulet för att genomföra en omorganisation. Det är arbetsgivaren som bestämmer hur organisationen ska se ut. Däremot så har facket rätt att innan beslut fattas få vara med och försöka påverka.
Conduct and conclude the negotiation
During the negotiation, which either takes place physically, usually at the employer's premises, or digitally, the parties usually follow an agenda. The first is to appoint one party to draw up minutes and the other to adjust the minutes.
Det är alltid fördel att få upprätta protokollet på det viset så får man det upprättas på det sättet man själv vill ha det. Det är viktigt att det framgår av protokollet att förhandlingen är avslutad och att arbetsgivaren uppfyllt förhandlingsskyldighet. Om endera part är av en annan mening så kan detta läggas in.
Then begins arbetsgivaren lägga fram sin sak, det vill säga vad det är som denne vill göra och på det viset går igenom omorganisationsplanen och om det blir övertalighet, det vill säga om det är någon som behöver sluta så beskriver arbetsgivaren varför just dessa personer behöver bli uppsagd på grund av arbetsbrist.
Förhandlingen ska protokoll föras Antingen så kommer man överens om att facket ska upprätta förhandling protokollet eller att arbetsgivaren ska upprätta förhandlingsprotokollet. Det är alltid fördel att få upprätta protokollet på det viset så får man det upprättas på det sättet man själv vill ha det. Det är viktigt att det framgår av protokollet att förhandlingen är avslutad och att arbetsgivaren uppfyllt förhandlingsskyldighet.
Apply
Implement the new organization and terminate those affected, or fulfill agreements from the negotiation
After the reorganization
Evaluate the project, decide how often and how the employer will continue to monitor the effectiveness of the new organization. Was the aim to save costs? How much did you save after one quarter? Was the aim to increase profits? Did profits increase after six months? Did it go as desired? What could have gone better and what went well? Don't forget to draw up reports, employer certificates, pay final salaries and otherwise offboard those who have been dismissed.
Good luck with your reorganization!
Christoffer Lewinowitz
Employer lawyer
With us, the first call is free!
We believe it should be easy as an employer and manager to do the right thing. The distance to ask for help must be short, which is why an initial consultation is always free with us. We will hear from you within 24 hours.
Security agreement for employers...
The subscription includes:
A good complement to the company's legal expenses insurance. Labor disputes are usually an exception in business insurance. For terms and conditions, application and price list, click here.